Касовий Апарат (Kasa Fiskalna)
Ліміти, звільнення та нові правила.
1. Головне правило: Кому потрібна каса?
Продаж Населенню
(Фізичні особи, що не ведуть бізнес, та фермери)
*Якщо не діють звільнення
Продаж Фірмам (B2B)
(Виставлення фактур іншим підприємцям)
NIP на чеку та Спрощена Фактура
Це одна з найпоширеніших пасток для бізнесу в стосунках B2B.
Золоте правило: Якщо покупець-підприємець хоче отримати фактуру VAT, він зобов'язаний надати свій номер NIP до того, як чек буде надруковано.
Чек як Фактура:
Якщо сума чека не перевищує 450 PLN (або 100 EUR) і на ньому надруковано NIP покупця, такий чек юридично визнається Спрощеною Фактурою. Виставляти до нього окрему звичайну фактуру не потрібно.
Санкції: Якщо ви надрукували звичайний чек (без NIP), а потім на його основі виписали фактуру на фірму — це порушення. Санкція: 100% суми ПДВ.
Порада: Навчіть касирів завжди питати "Paragon czy Faktura?" перед пробиттям.
2. Ліміт 20 000 PLN (Суб'єктивне звільнення)
Ви можете працювати без каси, якщо ваш оборот від продажу населенню не перевищує 20 000 PLN на рік. Але увага: для нових фірм ліміт рахується пропорційно!
Як працює пропорційний ліміт?
Якщо ви відкрили бізнес не з 1 січня, а посеред року, ваш ліміт буде меншим. Формула проста:
(20 000 / 365) × кількість днів ведення бізнесу
Важливо!
При перевищенні ліміту у вас є 2 місяці на встановлення каси (від кінця місяця перевищення).
3. "Чорний Список" (Абсолютний обов'язок)
Для цих видів діяльності ліміт у 20 000 PLN не діє. Каса потрібна з першого дня продажу, навіть за 1 злотий.
Товари під обов'язковою фіскалізацією:
Віртуальні каси (Wirtualne Kasy) — для кого?
Не всім потрібно купувати "залізну коробку". Існує поняття "Каса у вигляді програмного забезпечення".
Що це: Додаток на смартфон або планшет, сертифікований GUM.
- Транспорту (таксі, Uber/Bolt).
- Кур'єрських послуг.
- Гастрономії та кейтерингу.
- Послуг з прибирання (клінінг) та будівельних послуг.
Переваги
Немає витрат на пристрій, мобільність.
Недоліки
Телефон розрядився = стоп торгівля.
Порада: Перевірте, чи не підпадаєте ви під віртуальну касу — це економія 1500-2000 PLN.
4. Як працювати легально БЕЗ каси?
Спеціальне звільнення для послуг та онлайн-продажів ("Cashless"). Ви можете перевищити ліміт 20 000 PLN, якщо виконаєте 3 умови:
1. Тільки Безготівка
100% оплат надходить на банківський рахунок. Жодної готівки.
2. Чіткий Опис
З назви переказу має бути зрозуміло, за що заплатив клієнт (напр. "IT Послуги").
3. Не "Чорний Список"
Ви не продаєте товари чи послуги з розділу 3 (парфуми, запчастини і т.д.).
Порада DeVi: Це ідеальний варіант для IT-спеціалістів, репетиторів та психологів (онлайн).
Нові обов'язки фіскалізації
Згідно з розпорядженням Міністра фінансів, з II кварталу 2026 року обов'язкову фіскалізацію проходять:
- Послуги автостоянок та паркінгів
- Квиткомати у громадському транспорті
Термін впровадження
01.04.2026
Інтеграція термінала з касою
У рамках боротьби з "сірою економікою" (Polski Ład), платіжні термінали повинні бути пов'язані з онлайн-касами.
Як це працює:
Коли ви обираєте на касі "Оплата картою", сума автоматично передається на термінал. Касиру не потрібно вводити цифри вручну. Це виключає помилки.
Вимога:
Якщо у вас є фіскальна каса (Online) і термінал, вони мусять бути з'єднані по протоколу ECR-EFT. Штраф за відсутність: 5 000 PLN.
5. Щоденна експлуатація
Щоденна дисципліна (Звіти)
Купівля каси — це початок щоденної рутини.
Добовий звіт (Raport dobowy)
Друкувати в кінці дня, якщо була хоча б одна продаж. Якщо забули — зробити наступного дня до першого продажу.
Місячний звіт
Робиться після закінчення місяця (до 25 числа).
Зошит помилок (Ewidencja pomyłek):
Помилковий чек не можна просто викинути. Збережіть оригінал та запишіть у спеціальний реєстр з описом причини.
Обов'язковий технічний огляд
Каса має бути справною.
Раз на 2 роки
Частота огляду ліцензованим сервісантом
Ваша відповідальність:
Пам'ятати про дату огляду — це обов'язок підприємця, а не сервісу. Перевірте дату останнього огляду у сервісній книжці.
Наслідки прострочення:
- Штраф від податкової.
- Примусове повернення пільги (700 PLN).
- Блокування каси.
Бонус від Податкової
При купівлі першої каси (Online) ви маєте право на повернення коштів.
Повернення до 90% вартості пристрою.
Умови неповернення пільги 700 PLN
Ви зобов'язані повернути всю суму, якщо протягом 3 років станеться:
- Закриття бізнесу.
- Припинення користування касою.
- Пропущений техогляд.
- Продаж каси іншій особі.
Чек-лист 2026
- PKD: Чи не є моя діяльність в "Чорному списку"?
- Оборот: Чи наближаюсь я до ліміту 20 000 PLN?
- Пропорція: Якщо старт у 2026, перерахувати ліміт.
- Сервіс: Перевірити дату наступного огляду.