Фактура, Проформа, Коректа
Повні визначення, юридичні норми та правила KSeF
1. Faktura VAT (Фактура ПДВ)
Це основний комерційний та бухгалтерський документ, що підтверджує факт здійснення господарської операції (продаж товару або надання послуги). У 2026 році поняття "оригіналу" повністю цифрове.
Юридична Сила
Єдина законна підстава для нарахування та сплати податків (CIT/PIT та VAT). Визначає дату виникнення податкового обов'язку (obowiązek podatkowy).
Зобов'язання
Офіційно зобов'язує покупця сплатити зазначену суму. Є доказом у суді в разі несплати.
Стандарт KSeF
Паперова версія чи PDF — це лише візуалізація. Юридичним оригіналом є запис xml, якому присвоєно номер у Національній Системі е-Фактур.
Важливий нюанс: Ставки VAT
Для платників (Vatowiec)
Критично важливо обрати правильну ставку (23%, 8%, 5% або 0%). Помилка у ставці вважається серйозним порушенням і вимагає негайної коректи.
Для неплатників (Nievatowiec)
Ви повинні обирати ставку "zw" (zwolniony). При цьому ви зобов'язані вказати на фактурі підставу звільнення (podstawa zwolnienia), наприклад: "art. 113 ust. 1 ustawy o VAT" (ліміт обороту).
Коли виставляти? Дедлайни 2026
Фактуру слід виставити не пізніше 15-го числа місяця, що настає за місяцем, у якому відбувся продаж товару, надання послуги або отримання авансу.
Фактуру можна виставити не раніше ніж за 60 днів до запланованої дати надання послуги, відвантаження товару або отримання оплати.
Валютні фактури (Курсова дисципліна)
Польське законодавство дозволяє виставляти фактури в EUR, USD чи UAH, але з суворою вимогою щодо ПДВ. Це зона підвищеного ризику під час перевірок.
Залізне правило "VAT в PLN"
Навіть якщо ви продаєте послуги за 1000 EUR, сума податку VAT обов'язково повинна бути зазначена на фактурі в польських злотих (PLN).
VAT: 230 EUR (989 PLN)
Який курс брати?
Не можна брати курс "з голови" чи обмінника. Ви використовуєте середній курс NBP (Narodowy Bank Polski).
Помилка коштує дорого
Використання неправильного курсу (наприклад, поточного дня замість попереднього) призводить до заниження або завищення суми VAT. Це тягне за собою необхідність робити коректи та подавати виправлені декларації JPK_V7.
Аванс vs Остаточний розрахунок
Багато підприємців плутають, як правильно документувати передоплату, особливо в системі KSeF. Недостатньо просто виставити одну фактуру в кінці, якщо гроші зайшли раніше.
Авансова фактура (Faktura Zaliczkowa)
- Коли: Якщо ви отримали оплату (повну або часткову) до моменту надання послуги.
- Обов'язок: Податковий обов'язок виникає в момент отримання грошей. Виставити до 15 числа наступного місяця.
- KSeF: Це окремий повноцінний документ.
Кінцева фактура (Faktura Końcowa)
- Призначення: Виставляється після виконання послуги/доставки.
- Розрахунок: Загальна вартість мінус Сума авансів.
- Зв'язок: Обов'язково вказати номери попередніх авансових фактур.
2. Faktura Proforma (Проформа)
Faktura Proforma — це документ інформаційного характеру, який фактично є комерційною пропозицією. Вона виглядає майже як звичайна фактура, але не має її юридичної сили в контексті податків.
Призначення 1: Аванси
Підстава для внесення клієнтом передоплати.
Призначення 2: Оферта
Детальна пропозиція для узгодження цін.
Призначення 3: Банки
Документ для лізингу або валютного контролю.
| Характеристика | Faktura VAT (Оригінал) | Faktura Proforma |
|---|---|---|
| Юридична суть | Офіційний податковий документ | Комерційна пропозиція / Чернетка |
| Податкові наслідки | Створює обов'язок сплати VAT | 0 податків. Не створює зобов'язань |
| Бухгалтерський облік | Обов'язково вноситься в книги | Не відображається в бухгалтерії |
| Реєстрація в KSeF | Обов'язкова (інакше штраф) | Не реєструється в KSeF |
Nota Korygująca (Інструмент Покупця)
Це єдиний спосіб для клієнта виправити помилку у фактурі, яку йому надіслав продавець. У 2026 році цей процес повністю цифровізовано через KSeF.
Що МОЖНА виправити нотою:
- Помилка в назві компанії (одруківка).
- Неправильна адреса.
- Помилка в NIP (лише очевидна одруківка).
- Дата продажу або дата оплати.
- Реєстраційний номер автомобіля.
- Назва товару (уточнення).
Що ЗАБОРОНЕНО виправляти:
- Будь-які цифри: ціну, кількість.
- Ставку VAT, суму податку.
- Суму brutto.
- Повну заміну одного суб'єкта на іншого.
Правило: Якщо помилка стосується грошей — це виправляє тільки продавець через Faktura Korygująca.
3. Faktura Korygująca (Зміна цифр Продавцем)
Якщо помилка стосується фінансової частини або відбулося повернення товару, Nota Korygująca не допоможе. Тут вступає в дію "важка артилерія" — Faktura Korygująca, яку виставляє виключно Продавець.
1. Korekta "In Minus"
Коли: Повернення товару, знижка після продажу, помилково завищена ціна.
- Продавець: Має право зменшити свій податок VAT.
- Покупець: Зобов'язаний "повернути" різницю державі.
2. Korekta "In Plus"
Коли: Помилка в ціні (занижена), забули транспортні витрати, підвищення ціни.
Увага на "Причину" (Przyczyna Korekty)
У кожній коригувальній фактурі є обов'язкове поле. Не пишіть просто "коректа". Пишіть конкретно: "Zwrot towaru" (Повернення), "Udzielenie rabatu" (Знижка), "Błąd w cenie" (Помилка).
Алгоритм безпечного документообігу
Proforma
Ви надсилаєте пропозицію. Узгоджуєте умови. Ніяких податків на цьому етапі.
Подія
Відбувається факт: клієнт платить гроші АБО ви надаєте послугу/товар.
Faktura VAT
Офіційна фіксація події. Реєстрація в KSeF. Виникає податковий обов'язок.
Korekta
Тільки якщо умови змінилися постфактум (повернення, знижка, помилка).
Ваші обов'язки у 2026 році: Чек-лист
Перевірка Контрагента (NIP)
Перед виставленням фактури переконайтеся, що дані клієнта коректні та активні в базі Biała Lista Podatników.
Момент Обов'язку
Чітко знайте: податок виникає в момент продажу або отримання грошей (що сталося раніше).
Дисципліна KSeF
Фактура існує лише в системі. Затримка з відправкою до системи може призвести до штрафів.
Ставки VAT
Уважно перевіряйте ставки. Виправлення ставки "заднім числом" через коректу є складною процедурою.