Фактура, Проформа, Коректа
Повні визначення, юридичні норми та правила KSeF
1. Faktura VAT (Фактура ПДВ)
Це основний комерційний та бухгалтерський документ, що підтверджує факт здійснення господарської операції (продаж товару або надання послуги). У 2026 році поняття "оригіналу" повністю цифрове.
Юридична Сила
Єдина законна підстава для нарахування та сплати податків (CIT/PIT та VAT). Визначає дату виникнення податкового обов'язку (obowiązek podatkowy).
Зобов'язання
Офіційно зобов'язує покупця сплатити зазначену суму. Є доказом у суді в разі несплати.
Стандарт KSeF
Паперова версія чи PDF — це лише візуалізація. Юридичним оригіналом є запис xml, якому присвоєно номер у Національній Системі е-Фактур.
Важливий нюанс: Ставки VAT
Для платників (Vatowiec)
Критично важливо обрати правильну ставку (23%, 8%, 5% або 0%). Помилка у ставці вважається серйозним порушенням і вимагає негайної коректи.
Для неплатників (Nievatowiec)
Ви повинні обирати ставку "zw" (zwolniony). При цьому ви зобов'язані вказати на фактурі підставу звільнення (podstawa zwolnienia), наприклад: "art. 113 ust. 1 ustawy o VAT" (ліміт обороту).
Коли виставляти? Дедлайни 2026
Фактуру слід виставити не пізніше 15-го числа місяця, що настає за місяцем, у якому відбувся продаж товару, надання послуги або отримання авансу.
Фактуру можна виставити не раніше ніж за 60 днів до запланованої дати надання послуги, відвантаження товару або отримання оплати.
2. Faktura Proforma (Проформа)
Faktura Proforma — це документ інформаційного характеру, який фактично є комерційною пропозицією. Вона виглядає майже як звичайна фактура, але не має її юридичної сили в контексті податків. Це безпечний спосіб повідомити клієнту деталі майбутньої угоди без ризику сплати податків наперед.
Призначення 1: Аванси
Підстава для внесення клієнтом передоплати. Клієнт бачить реквізити та суму.
Призначення 2: Оферта
Детальна пропозиція щодо товарів/послуг для узгодження цін та кількості.
Призначення 3: Банки
Документ для банку при оформленні лізингу або валютного контролю.
| Характеристика | Faktura VAT (Оригінал) | Faktura Proforma |
|---|---|---|
| Юридична суть | Офіційний податковий документ | Комерційна пропозиція / Чернетка |
| Податкові наслідки | Створює обов'язок сплати VAT та податку на прибуток | 0 податків. Не створює зобов'язань |
| Бухгалтерський облік | Обов'язково вноситься в книги (KPiR, Ewidencja VAT) | Не відображається в бухгалтерії |
| Реєстрація в KSeF | Обов'язкова (інакше штраф) | Не реєструється в KSeF |
| Вимога оплати | Безумовна вимога | Запрошення до оплати (добровільне) |
3. Faktura Korygująca (Коректа)
У польському законодавстві діє принцип "незмінності" виставленої фактури. Якщо документ вже введено в господарський обіг (надіслано клієнту або зареєстровано в KSeF), його не можна просто видалити, розірвати чи переписати.
Єдиний законний спосіб змінити умови угоди або виправити помилку — виставити Коригувальну Фактуру (Korekta). Вона показує різницю між тим, що було, і тим, як має бути.
Коли обов'язково виставляти коректу?
-
Повернення товару
Клієнт повернув товар повністю або частково. Коректа зменшує суму продажу.
-
Повернення авансу
Угода зірвалася, і ви повертаєте клієнту отриману раніше передоплату.
-
Зміна ціни (Rabat)
Ви надали клієнту знижку або бонус вже після факту продажу та виставлення первинної фактури.
-
Виправлення помилок
Арифметичні: Невірна ціна, кількість, сума.
Податкові: Невірна ставка VAT (наприклад 23% замість 8%).
Формальні: Некоректні дані сторін (NIP, назва), дати продажу.
Алгоритм безпечного документообігу
Proforma
Ви надсилаєте пропозицію. Узгоджуєте умови. Ніяких податків на цьому етапі.
Подія
Відбувається факт: клієнт платить гроші АБО ви надаєте послугу/товар.
Faktura VAT
Офіційна фіксація події. Реєстрація в KSeF. Виникає податковий обов'язок.
Korekta
Тільки якщо умови змінилися постфактум (повернення, знижка, помилка).
Ваші обов'язки у 2026 році: Чек-лист
Перевірка Контрагента (NIP)
Перед виставленням фактури переконайтеся, що дані клієнта коректні та активні в базі Biała Lista Podatników.
Момент Обов'язку
Чітко знайте: податок виникає в момент продажу або отримання грошей (що сталося раніше).
Дисципліна KSeF
Фактура існує лише в системі. Затримка з відправкою до системи може призвести до штрафів.
Ставки VAT
Уважно перевіряйте ставки. Виправлення ставки "заднім числом" через коректу є складною процедурою.